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En la celebración de cualquier tipo de evento siempre es de vital importancia conocer quién acude. Para ayudarle a conocer en detalle a los asistentes a su evento, Soft Congres ofrece los servicios de control de presencia y de control de acceso, que ayudarán a la obtención de estos datos, actuando además, como herramientas de control y accesibilidad. |
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El control de asistentes por código de barras nos permite realizar dos tipos diferentes de control:
. Control de Presencia
. Control de Acceso
Descubre cuál de los dos se ajusta más a las necesidades de tu evento:
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El control de presencia de asistentes nos ayuda a controlar: . Quién accede a la sala / recinto . Cuándo accede . Cuánto tiempo pasa dentro de la sala / del recinto (con hora exacta de entrada y de salida) Recuerda que el control de presencia no discrimina la entrada de los asistentes que acceden al recinto  Para el control de presencia de asistentes, necesitaremos un lector de código de barras y una persona de control en cada uno de los puntos de acceso queramos tener controlados. Cuando el asistente acceda, el personal de control únicamente deberá escanear el código de barras impreso en la acreditación para recoger los datos de cada uno de ellos. Se trata de un sistema de uso muy sencillo y de gran efectividad Al término de cada sesión, los datos recogidos por cada uno de los lectores se descargan en el ordenador y voilà!. Los datos recogidos quedan automáticamente ordenados en una base de datos ofreciéndonos todo tipo de estadísticas El lector de código de barras
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Permite el control y restricción de la entrada a cada una de las diferentes sesiones de un evento en función de la tipología de inscripción de cada uno de los asistentes. En el control de acceso de asistentes es necesario el uso de pocket pc's, que son las encargadas de leer el código de barras impreso en la acreditación del asistente El lector láser incorporado en cada una de las Pocket PC es el encargado de leer este código de barras. Dado que el código de barras contiene toda la información de la inscripción de cada asistente, al ser leído por la pocket pc, nos muestra de manera automática e inmediata si un determinado asistente puede o no acceder a cada una de las salas. Esta información se muestra en la pantalla de las Pocket Pc. Siempre que se realiza un control de acceso es necesario montar una red wifi en el recinto. Gracias a esta red podremos transmitir toda la información actualizada de cada asistente (cambios de última hora, nuevas inscripciones, ...) a las pocket pc y conocer en tiempo real, datos estadísticos de acceso, quién ha llegado ya, qué tipos de asistentes están dentro de nuestro recinto, etc. En la celebración de una comida o cena de empresa no debe olvidar que, los datos recogidos en las pocket PC, son completamente compatibles con la aplicación mySitting (módulo de gestión de comensales), permitiéndonos conocer en tiempo real el número de asistentes que ya han llegado a nuestro evento, estado de ocupación de las mesas, qué asistentes faltan por llegar... |
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Tanto el Control de Presencia como el Control de Acceso en un evento nos permite: . Conocer el número general de asistentes al evento. . Conocer el número de asistentes a cada una de las diferentes sesiones y conferencias. . Conocer el tiempo promedio de permanencia en cada una de las salas. . Emisión de certificados de asistencia. . Emisión de certificados de créditos universitarios: partiendo de los parámetros marcados por el comité organizador permite la emisión automática de certificados de créditos de formación continuada concedidos a cada uno de los asistentes, en función de los tiempos de asistencia y permanencia a las sesiones. El cálculo y la emisión del certificado son prácticamente inmediatos con lo cual puede ser entregado al termino de las sesiones del día o a la finalización del evento. . Obtención de datos estadísticos (país de procedencia, tipología de asistentes, profesión de los asistentes, etc.). |
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Soft Congres le ofrece el servicio completo de control de asistentes durante la celebración de su evento: . Diseño, impresión y personalización de las acreditaciones en las que se incluye el código de barras . Lectores de código de barras . Personal técnico de supervisión durante los días del evento . Uno o varios equipos para la realización de nuevas acreditaciones onsite y para la recogida de datos . Entrega, en formato electrónico, de los datos recogidos: listados, estadísticas, ... |
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